En un mercado tan volátil como el actual, el Departamento de Recursos Humanos juega un papel clave en el partido de la competitividad. Especialmente en un contexto donde los empleados ya no dudan en cambiar de empresa para encontrar mejores condiciones de trabajo.
Este equipo, tradicionalmente relegado a la realización de tareas administrativas, hoy incluye en su larga lista de responsabilidades desde la selección del mejor talento para la organización a su gestión interna y fidelización (remuneración, beneficios sociales, planes de carrera, formaciones etc.), pasando por el compliance laboral y las relaciones con la Administración. Esto se traduce en una carga de trabajo elevada que puede llegar a desbordar a los profesionales del departamento.
Recurrir a la tecnología como aliada para optimizar procesos y ganar en eficiencia es una opción que cada vez adquiere más protagonismo en el paradigma empresarial español por sus beneficios tangibles a corto y medio plazo. Y ahí es donde entra Lucca y su plataforma líder en automatización de procesos de Recursos Humanos.
“Hemos constatado que la carga administrativa es tremendamente elevada para la mayoría de equipos de RR. HH. de las empresas españolas, que suelen estar formados por pocos profesionales muy polivalentes. Esto hace que incluso las capas intermedias o la alta dirección se encarguen, en muchas ocasiones, de tareas operativas; descuidando por falta de tiempo la elaboración de estrategias para el departamento orientadas a la gestión y fidelización del personal”, Samuel Miñarro, Responsable de Comunicación en Lucca.
Una solución para cada problema de gestión
La plataforma de soluciones de Lucca está compuesta por 11 herramientas que resuelven problemáticas de gestión empresarial muy concretas, desde el registro de jornada hasta la evaluación del clima laboral de la empresa. Cada gama (tiempo y actividades, talento, remuneración y finanzas) cuenta con diferentes módulos que pueden funcionar de manera independiente o integrada, en función de las necesidades de cada empresa.
“Tenemos clientes con plantillas que van de los 5 o 10 empleados hasta empresas con más de mil, y siempre tratamos de resolver las necesidades particulares de cada una con una atención personalizada y continua”, Samuel Miñarro, Responsable de Comunicación en Lucca.
Tal y como explican desde Lucca, “trabajamos con empresas que jamás habían utilizado herramientas dedicadas, pues se apañaban con Excel y otras soluciones más generalistas, que optan por digitalizar procesos administrativos (registro de jornada, gestión de vacaciones y ausencias y expediente de RR. HH., principalmente); y con otras en un estadio de transformación digital más avanzado que recurren a nosotros para gestionar el desempeño, planificar las formaciones y evaluar el clima laboral de la organización. Lo más habitual es que empresas que empiezan utilizando una o dos de nuestras soluciones, con el paso del tiempo, nos contacten para ir ampliando su suite de herramientas”.
Más de 7400 empresas, como Newlink y Onepark, confían en Lucca
Newlink Spain es una consultora de engagement con más de 25 años de experiencia en el sector, más de 100 empleados, y presencia en Madrid y Barcelona. Antes de recurrir a Lucca, gestionaban todos los procesos de RR. HH. de forma manual e interna, algo que les tomaba mucho tiempo. Usaban tecnología tradicional, como Excel y presentaciones Power Point, aunque también contaban con ciertas herramientas de RR. HH. muy básicas e independientes. El objetivo de la empresa era mejorar la employee experience: “queríamos mejorar la experiencia del empleado y fomentar su engagement a través de la digitalización de los procesos de RR. HH.”, afirma Esther Jiménez, People Coordinator en Newlink.
La digitalización con la plataforma de Lucca ha tenido un impacto significativo en diversas áreas y procesos, especialmente la experiencia de la plantilla. Por ejemplo, Newlink estima un ahorro de tiempo del 85% durante el proceso de onboarding. Ahora que está automatizado, solo lo monitorizan para un seguimiento continuo y la detección de elementos que les permitan mejorarlo. Por otro lado, la digitalización de las evaluaciones de desempeño ha supuesto un ahorro del 50% del tiempo de preparación. Antes debían enviar la evaluación individualmente a cada participante, recopilar los resultados, generar los informes, etc. Ahora los instrumentos de evaluación ya están construidos con todas las preguntas y solo deben lanzar la campaña, que llega al empleado y a su supervisor de forma automática.
“Una vez se ha desplegado el sistema en la organización, nos aseguramos de que los administradores dominen la herramienta y proporcionamos un follow-up de varias semanas. También contamos con un servicio de soporte que responde en 90 minutos, formado por personas de carne y hueso que trabajan activamente para cada una de nuestras cuentas”, Samuel Miñarro, Responsable de Comunicación en Lucca.
Onepark, fundada en Francia en 2013, es una plataforma de alquiler de plazas de parking. Presentes en ocho países europeos y con más de 3500 aparcamientos, llegaron a España en 2017, donde a día de hoy están presentes en 150 ciudades con 1200 aparcamientos aproximadamente.
Cuando llegó a nuestro país, la empresa gestionaba la petición de ausencias y vacaciones de forma manual a través de Google Sheet. Como eran menos de 10 personas en plantilla se apañaban bastante bien: los empleados hacían sus peticiones vía mail y el General Manager las gestionaba por la misma vía. Sin embargo, en ocasiones las fórmulas utilizadas para calcular el saldo de vacaciones de cada empleado contenían errores, y no todos los empleados tenían acceso a dicho saldo, lo que generaba desconfianza. Al duplicar la plantilla con empleados repartidos entre Madrid y Barcelona, algunos de ellos extranjeros y, por lo tanto, con diferentes calendarios laborales, vieron la necesidad de digitalizar y automatizar este proceso.
Con las soluciones de Lucca, “hemos ganado en transparencia, cercanía y confianza con la plantilla”, sostiene Arnaud Adam, General Manager en Onepark. Ahora todos los empleados conocen perfectamente su saldo de vacaciones, su calendario laboral de aplicación y todas las informaciones necesarias para una correcta gestión. Además, al usar herramientas dedicadas para esta gestión, perciben una sensación de mejora del entorno profesional. Sus empleados pueden acceder de forma fácil y centralizada a sus saldos de vacaciones y a los calendarios de festivos; y pueden registrar sus ausencias médicas, bajas, problemas familiares, los días que teletrabajan desde el extranjero, etc. Tienen la información actualizada y disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
“En Lucca ponemos al usuario final en el centro del proceso de desarrollo de nuestras soluciones. Por eso nuestra experiencia de usuario es tan intuitiva, algo muy valorado por nuestros clientes”, Samuel Miñarro, Responsable de Comunicación en Lucca.
