El debate está abierto: ¿el modelo del presencialismo está en vías de extinción? La adopción del trabajo por objetivos y las metodologías OKR (Objectives and KeyResults) se abren paso en más del 50% de empresas del IBEX y ahora, gracias a plataformas como Gtmhub, están al alcance de todas las organizaciones. Entrevistamos a Iván Menéndez, Area Vicepresident South EMEA y responsable de Gtmhub en España, Portugal e Italia.

Gtmhub es una plataforma que permite tomar decisiones, a personas de cualquier nivel. Y no sólo tomarlas, sino implantarlas y ejecutarlas en la organización. Generalmente, las soluciones más orientadas a niveles de dirección suelen enfocarse en sintetizar la información para hacerla comprensible, pero esa simplicidad evita que sea accionable.

Plasmar la estrategia corporativa en una serie de objetivos comunicados, sencillos de entender, compartir esos objetivos a todos los niveles de la organización y permitir a las divisiones, equipos e individuos alinearse a esa estrategia corporativa y contribuir, construir un programa (qué, quién, cómo, cuándo) y hacer seguimiento del del mismo para medir alineamiento y contribución de cada división, equipo e individuo son los rasgos diferenciales de la plataforma.

Tener empleados más motivados y autónomos en una empresa más ágil es posible mediante la puesta en marcha de un sistema de gestión de objetivos basado en metodologías OKR, a cualquier escala, para cualquier organización.

Canal CEO: España es un país de organizaciones con muchos procesos, pero quizás menos método. ¿Con esta plataforma es posible mejorar la agilidad de las organizaciones?

Iván Menéndez: Creo en el enorme potencial de Gtmhub en el sur de Europa en general y en España en particular porque cuadra muchísimo con la cultura, idiosincrasia empresarial y principales retos del país. En España, sin querer generalizar, hay una serie de factores que suelen presentarse en las organizaciones. En estos, Gtmhub como plataforma es especialmente efectiva mitigando o mejorando las razones que impiden dicha agilidad.

Algunos de esos motivos que impiden la agilidad son la existencia de silos corporativos o la fuerza de la costumbre (siempre las cosas las hemos hecho así). Además, estamos en tiempo de cambios constantes y los procesos se construyen y automatizan precisamente para ejecutarlos miles, millones de veces y adquirir eficiencias con el tiempo. Pero ¿qué hacemos si en unos meses los tipos de interés se disparan, la logística mundial se altera o el precio de la energía se duplica? Construir procesos no parece ser una herramienta adecuada en ese contexto económico. Y, además, como bien indicas, la cultura empresarial española no es la más orientada a procesos exhaustivamente definidos en el que cada eventualidad es detalladamente recogida.

Gtmhub da herramientas efectivas a cada nivel organizativo para poder hacer ese trabajo, incluyendo a miembros del comité de dirección. Y no es habitual ver una plataforma que da capacidades de ejecución a cualquier nivel de la organización, que además son comprensibles y accionables por un CEO.

A día de hoy, nuestra plataforma permite definir objetivos estratégicos, alinear la ejecución de toda la organización y reducir drásticamente los ciclos de feedback y seguimiento. Cuando se reducen esos ciclos, se reduce el tiempo necesario para que haya realineamiento de la organización. Tenemos muchos clientes que este proceso lo realizan semanalmente, en reuniones de equipo y 1:1 de 15 minutos, basados en información compartida y disponible en tiempo real. ¿Cómo se compara esta aproximación con procesos de performance reviews anuales, de seguimiento de información que sólo revela el pasado y sobre la que ya no se puede actuar? Nuestra plataforma permite cambiar la estrategia corporativa, comunicarla a toda la organización y reorientar y monitorizar la ejecución en unas pocas semanas. Esto creo que se llama, precisamente, agilidad corporativa.

Canal CEO: ¿Es compatible con un país de PYMES?

Iván Menéndez: Sin duda. También es cierto que organizaciones pequeñas tienen menos problemas generalmente de silos, acceso a la información y el alineamiento. Pero, igualmente, esos problemas se hacen mayores porque una PYME desalineada, poco efectiva o trabajando en las cosas incorrectas tiene problemas de supervivencia, más que de simple efectividad.

Empresas de tamaño moderado, pero de elevada velocidad, como son las startups, son clientes habituales de Gtmhub. ¿Qué es lo que tienen, si no es tamaño? En este caso, velocidad.

Diría que tamaño, velocidad, transparencia, eficacia, satisfacción de empleado, agilidad, flexibilidad o transformación son factores que los clientes mencionan cuando nos expresan sus retos. Y podemos ayudar con todos ellos.

Canal CEO: Vamos a hablar de una de las cuestiones de máxima actualidad en gestión de personas… ¿Esta metodología hace posible el paso del presencialismo al trabajo por objetivos, es decir, a la jornada de 4 días?

Iván Menéndez: OKR y Gtmhub permiten crear y gestionar cualquier programa de trabajo por objetivos. Generalmente, un beneficio deseable en cualquier trabajo es poder trabajar desde donde 1) Sea más efectivo para la organización y 2) Donde el trabajador esté más cómodo haciéndolo. Lo más curioso es que, en muchas ocasiones, estos dos factores no se cruzan y se “permite” que los trabajadores trabajen X horas desde casa, muchas veces sin que el contenido o el tipo de trabajo sean factores para determinar desde dónde se puede trabajar. Ese tipo de programas que implican que “te permitimos trabajar X horas desde casa” suelen ser una profecía autocumplida, ya que, si es un “permiso” y no hay conexión con la productividad, se suele obtener menor productividad cuando se está en esas “horas de permiso”. Y acaban siendo programas reduccionistas o sin retorno claro.

Por el contrario, el trabajo realmente hecho por objetivos no puede basarse en presencialismo alguno en un sitio u otro, porque “estar” no genera en sí mismo ningún beneficio para la organización.

Además, existen muchísimos estudios acerca de la motivación, de los tipos de motivación, de lo que hace que las personas contribuyan al máximo a su organización. El trabajo organizado en base a tareas estancas, organizadas de arriba abajo en la organización, no deja mucho espacio a la creatividad, al compromiso.

Por las dos razones anteriores, Gtmhub permite que las preguntas “¿Cómo puedo contribuir mejor a los objetivos estratégicos de mi organización?” y “¿Cuál es mi contribución personal a esos objetivos?” se hagan, de arriba a abajo, de abajo a arriba, de lado a lado de una organización. Si el resultado es que las personas trabajan en base a objetivos definidos personalmente -y, por tanto, motivadores-, medidos con objetivos y resultados claros y que se pueden monitorizar continuamente… los beneficios de lo anterior nos acercan mucho más a formas de trabajo mucho más evolucionadas y mucho más cercanas a lo que el talento demanda, al menos definitivamente en el talento más escaso, que puede elegir y que marca seguramente la diferencia.

Gtmhub permite autonomía con gestión.

Canal CEO: Otro de los temas espinosos en la gestión de personas es el llamado fenómeno de “Huida mental” frente a la “Gran resignación” que se vive en el mundo anglosajón. Ante la poca flexibilidad de nuestro mercado laboral, nuestro sistema parece que favorece la desmotivación. ¿Cómo lucha contra ella Gtmhub?

Iván Menéndez: Este comentario tiene un carácter bastante personal, pero creo que el confinamiento y lo que ha rodeado la pandemia, ha generado una presión enorme en muchas personas acerca del “porqué” y “para qué”. ¿Por qué y para qué trabajo? Visualizar que un día tras otro trabajamos, nos acostamos, trabajamos al día siguiente es mucho más evidente cuando esto lo haces desde casa, sin otras actividades que distraigan.

La “Huida mental” o la “gran resignación” creo que es una búsqueda de la razón por la que las personas hacemos las cosas y eso se llama motivación.

OKR y Gtmhub tienen, como uno de sus puntos fuertes, entender y reforzar mecanismos con los que las personas se motivan. Como bien indica Daniel Pink en “Drive”, uno de los libros fundamentales acerca de la motivación, habla de 3 factores, Autonomía, Maestría y Propósito. Centrándonos en ellos, ¿qué más autonomía que trabajar objetivos y diseñar la mejor forma de alinearse y contribuir a ellos? Una de las razones por las que OKR funciona está en este aspecto de autonomía. Hablando acerca del Propósito, ¿qué mejor forma de encontrar el propósito del trabajo que construir y visualizar cómo conecta con lo que la empresa hace, sus objetivos, su misión, su propósito? Finalmente, hablando de Maestría, hay varios aspectos que ayudan muchísimo, como es la medición de los resultados de cada acción, el avance de los resultados y las herramientas de soporte que la metodología provee, como son las reuniones frecuentes de feedback con el manager de cada persona.

Canal CEO: ¿Qué beneficios se experimentan tras su implementación, sobre todo en materia de productividad?

Iván Menéndez: Tenemos ejemplos y referencias muy concretas de clientes que han medido de forma muy precisa los incrementos de productividad, pero posiblemente si trato de dar referencias de esta medición, puede generar dudas acerca de qué contiene esa métrica de productividad, así que me voy a centrar en tres aspectos que son objetivos, universales y con conexión directa a la productividad.

El primer aspecto es el tiempo que emplean en reuniones los equipos que trabajan en Gtmhub y la efectividad de las mismas. Uno de nuestros clientes, previamente a utilizar Gtmhub, tenía reuniones de seguimiento semanal de 1 hora y 30 minutos. Todos los empleados, cada uno en su equipo. Después de implantar Gtmhub, esas reuniones bajaron a 15 minutos de duración. ¿Por qué? Entre otras razones, porque los objetivos sobre los que trabaja el equipo son claros y visibles para todos en tiempo real. Las confusiones, las conversaciones circulares, los adjetivos y adverbios de cantidad disminuyen. Ya no pierdes tiempo clarificando objetivos, los objetivos son cuantitativos, hemos avanzado lo que se esperaba o no y hemos de tomar acciones de corrección y comprobar que contribuyen. Pero ya nadie en el equipo puede decir que no conoce los objetivos, no entiende el grado de avance o piensa que “vamos bien”, mientras que otra persona del equipo piensa “podríamos ir mejor”.

El trabajo se hace más sencillo, más alineado, más visible. Sólo este efecto es más del 3% del tiempo de una organización entera, ahorrado en reuniones estériles o ineficaces.

Además de lo anterior, hay clientes que han medido aspectos como la satisfacción de empleado y la cantidad de equipos que mejoran su alineamiento con la estrategia corporativa, medido como el número de actividades improductivas que se realizan. Sumados todos los aspectos previos, no nos asusta cuando un cliente está hablando de mejoras de un 10% de productividad, sumados todos los aspectos que contribuyen. Y un 10% del tiempo -o del coste- de una plantilla es un objetivo con un impacto tremendo.

Canal CEO: Tras el uso de Gtmhub, ¿cómo varía el modelo de liderazgo de las organizaciones?

Iván Menéndez: Cambia notablemente. Para empezar, y es casi una precondición, los objetivos corporativos han de estar claros y se ha de tener la voluntad de compartirlos y ser transparente con el grado de avance de los mismos. Una brújula funciona respecto a un punto fijo que consideramos referente. Si la naturaleza cambiara caprichosamente el norte, no existirían las brújulas.

Eso no quiere decir que los objetivos corporativos no puedan cambiar; de hecho, OKR y Gtmhub ofrecen una manera muy sencilla para cambiar todo lo que necesiten cambiar y las herramientas para que la comunicación y reorientación de la organización se produzca de forma inmediata. Pero, por mucho que cambien, que sean visibles para toda la organización es clave en la metodología. Visibles y de avance transparente para toda la organización.

Ese primer requisito suele darse, la mayoría de los CEOs tienen bastante claro cuáles son los objetivos corporativos. Lo segundo que es necesario, es que los primeros niveles de management piensen en contexto de contribución a esos objetivos, no en clave de “lo que hemos hecho siempre” o de lo que “no es nuestra responsabilidad”. Si queremos mejorar la satisfacción de los clientes, cada división en la organización puede contribuir, aunque no sea esta su principal ocupación. Este es el concepto de contribución. Y es especialmente importante en los primeros niveles de dirección, ya que según bajamos en la organización, si los primeros niveles no hacen la labor de acercar el trabajo habitual de sus equipos a la contribución, los empleados de más bajo nivel van a encontrar demasiada distancia entre su trabajo diario y los objetivos corporativos.

El aspecto positivo de OKR y Gtmhub es que hay herramientas para ayudar a que todo lo anterior ocurra. El factor clave es que se quiera que ocurra, que haya voluntad, que haya liderazgo. Por ello, solemos decir que los proyectos de Gtmhub son auténticos proyectos de liderazgo.

Lo único que nosotros hacemos es poner la mejor herramienta de ejecución de una estrategia en las manos de personas con visión y liderazgo, acompañados de una metodología que se ha demostrado que funciona.