Vega Ferreira
as reuniones cuestan caras a las compañías. Si se invierte una hora del tiempo de diez personas en una reunión sin que se llegue al final de la misma con ideas claras o resoluciones convincentes, la empresa sufrirá gastos en cuanto a la productividad.
Tiempo perdido significa beneficios perdidos. Un 50% de las reuniones son una pérdida de tiempo, según el informe de la Universidad de Navarra de Ángel Baguer. Esto no solo supone un alto coste para las empresas sino que también afecta a la credibilidad como líder.
De todo el proceso que supone llevar a cabo una reunión, el paso en el que más se debe incidir es en la preparación. El propósito de las reuniones puede pasar por ser táctico, estratégico o administrativo, pero ha de tener un objetivo claro. Las confusiones provocan alteraciones en la narrativa que atrae la atención y nos presta a seguir el hilo de la reunión. Por lo tanto, en este paso, se deben definir los asuntos pertinentes en función de la meta a la que se quiera llegar.
En el libro de Patrick Lencioni llamado Death By Meeting se plantean algunos consejos según el tipo de reunión que se quiera llevar a cabo. Las tácticas, deben ocurrir una vez a la semana y han de durar de 45 minutos a una hora. En ellas se abordarán temas como qué problemas han surgido y qué metas se han conseguido, es decir, un resumen del transcurso de la semana. Las reuniones estratégicas tendrían que tener lugar una vez al mes, y deberían ocupar dos horas aproximadamente. Las estrategias sirven para trazar un plan de acción.
En cualquier caso, y a pesar de que haya disparidad de opiniones, se debe buscar llegar a un acuerdo al final en la reunión, para que ese plan de acción se comparta por cada miembro del equipo y que todos remen en la misma dirección.
Berto Pena, experto en gestión del tiempo, opina sobre estos desacuerdos: “Para mí, todo aquello que vaya más de la línea de la confrontación sana, y del debate intenso y apasionado, es contraproducente. Por experiencia propia la mayoría de la gente malinterpreta ese conflicto, termina por enrocarse en su postura, y opta por el silencio o bien un ataque frontal que suele terminar en lo personal.”
Sin embargo, tanto para mantener la atención y el interés durante la reunión como para que se expresen las ideas necesarias que lleven a alcanzar ese acuerdo final, es necesario que exista conflicto. David Torné Llorens, analista y programador especialista en software de gestión, tiene su propia definición de lo que puede significar en un contexto concreto, este término: “Un conflicto es la contraposición de posturas, siempre con respeto y con una actitud constructiva. Si respetamos las formas y permanecemos abiertos a las ideas de los demás podemos enriquecer los resultados que queremos obtener de ese encuentro.” El mencionado libro de Patrick Lencioni afirma que: “Al principio las reuniones son aburridas, porque les falta drama y conflicto (el único elemento requerido para hacer cualquier actividad humana interesante).” A pesar de lo que se podría pensar en un principio, la falta de conflicto lo único que provoca en las reuniones es ineficacia.
Además evitar confrontaciones nunca fue una solución: “Si optamos por evitar el conflicto sin abordar cuestiones ‘calientes’ solo los estamos postergando en el tiempo e incluso agravándolos al tenerlos que afrontar a posteriori. Si esa omisión es por contentar o simplemente asumir la postura de alguien de más peso en la jerarquía, abrimos una puerta a la desmotivación de los integrantes del equipo y al descredito de la dirección (aunque solo sea a pequeña escala).” Nos contaba también David Torné.
El artículo de Paz Garde que reflexiona sobre “El valor del conflicto” dice que no solo es importante identificar aquellos aspectos que nos separan, si no esos los matices en los que sí coincidimos. “Tener personas hábiles encontrando puntos de unión ayuda a ir construyendo acuerdos que buscan el ganar- ganar y mantener la conversación en tono constructivo.” Afirma el mencionado artículo.
A nivel individual, se deben aclarar también las consecuencias de la participación. Cada persona a la que se haya invitado a la reunión debe ocupar su posición y tener clara su función en la misma. Si un miembro se cuestiona las razones por las que está en esa reunión su participación perjudica tanto individual como colectivamente. Por esto se debe limitar la lista de asistentes, así como avisar con antelación de cuándo será llevada a cabo la reunión y a qué hora finalizará para respetar los horarios de cada participante.
Javier González, experto en RRHH, dio para El Economista, unos consejos a tener en cuenta individualmente para desenvolverse con soltura en las reuniones que pasan por: tener confianza, espontaneidad, realizar una presentación con los temas que se deberán abordar (elevator pitch), eliminar pensamientos negativos y analizar los resultados al finalizar.
Al fin y al cabo, el objetivo de las reuniones es explotar la comunicación para que se planteen las mejores soluciones a los problemas, las ideas más óptimas. Por eso es esencial la previsión, pero sobre todo, el respeto.
