Comunicación efectiva: tres pautas para combatir la incertidumbre.

La incertidumbre se ha convertido en un elemento habitual de nuestras vidas. Nos acostamos cada noche sin saber a ciencia cierta qué nos deparará el día siguiente, en lo personal y en lo profesional. Y tenemos que hacer un gran esfuerzo para poder vivir con ella. Almudena Rodríguez Tarodo y Mª Luisa Rodríguez de Grayling nos hablan sobre la importancia de la comunicación interna para combatirla.

Creo que nadie escapa a ese sentimiento hoy en día. Si echamos la vista atrás y recordamos lo que pensábamos al final del estado de alarma, seguro que creíamos que íbamos a estar mejor de lo que estamos. Muchas empresas habían planeado recuperar la normalidad o, por lo menos, cierta normalidad, tras las vacaciones de verano, con la vuelta presencial, total o por turnos, a las oficinas y decidieron dar marcha atrás por los rebrotes.

Toda esa situación ha generado en los empleados emociones como el miedo al contagio o a la pérdida del empleo, frustración por no poder recuperar la normalidad, o soledad por tener que seguir teletrabajando. Todas ellas resultan difíciles de gestionar y pueden traducirse en una pérdida de productividad.

Mantener el engagement y la motivación de los empleados es fundamental en estos momentos. Y la comunicación interna tiene mucho que aportar para lograrlo.

Pero ¿cómo puede ayudar a mejorar esta situación? Siguiendo el ciclo de la comunicación efectiva, vamos a dar una serie de pautas. Este ciclo se basa en tres pilares o en las tres íes

  • Informar desde la dirección
  • Integrar en el equipo (managers)
  • Involucrar a los empleados (employee engagement).

Informar: Apoyo a la dirección

La incertidumbre y el miedo se combaten con información. Por eso, desde que comenzó la pandemia, la gran mayoría de las empresas han involucrado a sus líderes en la comunicación y han podido comprobar los beneficios que acarrea. Los empleados valoran enormemente que sus líderes se impliquen porque necesitan confirmar que hay alguien al mando y les consideran fuente fiable de información sobre la estrategia corporativa y sobre la pandemia. Además, sienten que se les informa con honestidad y transparencia.

Desde Comunicación interna se debe seguir poniendo en valor el papel de los líderes como comunicadores. Su actuación es clave para evitar incertidumbres y emociones negativas entre la plantilla. La crisis será larga, por lo que debemos continuar apoyando a la dirección para transmitir la estrategia, dar visión de futuro y restablecer la confianza.

Muchas organizaciones están, además, redefiniendo su estrategia. La pandemia nos ha cambiado a todos y ha transformado nuestro orden de prioridades. Esto también afecta a las empresas, que están ajustando su propósito para ser más sostenibles y sociales. Hay que comunicarlo y hacer que los empleados se sientan parte de esa nueva estrategia.

La situación económica y sanitaria está devastando muchos negocios que se ven abocados a ampliar ERTE o a planificar ERE. Es momento de revisar las prácticas de comunicación de crisis y de impartir formación en este ámbito, para que los líderes aprendan a comunicar en estas circunstancias.

Integrar: Soporte a los managers

Si la figura del líder es fundamental para infundir seguridad, la cercanía que mantienen los managers con los empleados y el conocimiento que tienen de sus competencias y su situación personal, les convierte en pilares esenciales para gestionar sus sentimientos.

También para explicarles qué es lo que se espera de ellos. Esto es algo de lo que los empleados se quejan habitualmente. De hecho, hay estudios de Gallup que indican que la mitad de ellos no saben qué esperan sus organizaciones de ellos. Y para otorgarles el reconocimiento que merecen.

Es cierto que hay managers que tienen una mayor predisposición a convertirse en comunicadores, entre otras cosas porque tienen más facilidad, y otros a los que les cuesta muchísimo y necesitan más ayuda. Desde Comunicación interna debemos recordarles la importancia de su papel y proporcionarles las guías para fomentar la eficiencia y la productividad. También, ahora que el teletrabajo parece prolongarse, ayudarles a desarrollar estrategias de trabajo remoto a largo plazo.

Los managers necesitan sentirse respaldados y saber que no están solos, que los problemas que afrontan son comunes a sus pares, y por eso es importante proporcionarles espacios para que puedan reunirse y poner en común su situación, los problemas a los que se enfrentan y cómo los están gestionando.

Cada vez son más las empresas que adoptan la metodología Agile y disfrutan de estructuras más planas y sencillas, con menos managers. Aseguran que así la comunicación es más fluida y los empleados se sienten empoderados.  

Involucrar: Experiencia del empleado

La experiencia del empleado ha cambiado enormemente desde que se iniciara la pandemia. Y gestionarla cada vez resulta más complicado. Durante los peores meses de estado de alarma hubo que volcarse en que tuvieran las herramientas y recursos necesarios para poder desarrollar su trabajo desde casa; proporcionarles espacios virtuales para que pudieran seguir en contacto con sus compañeros y para que disfrutaran del ocio.

Con el fin del estado de alarma y la vuelta, aunque fuera parcial, a las oficinas, la experiencia del empleado exigía de una gran seguridad. Acondicionar las oficinas, instaurar protocolos y dotarles de las herramientas necesarias para que pudieran volver a las oficinas sin riesgo de contagiarse era esencial.

Ahora, se presenta un nuevo desafío: la gestión de la experiencia con modelos híbridos, que combinan el trabajo presencial y desde casa; y del personal que está en ERTE.

A la seguridad se une la flexibilidad para que la elección del lugar de trabajo sea voluntaria y para que los horarios laborales se puedan adaptar a las necesidades de la vida familiar o personal. La búsqueda del bienestar en todos los aspectos: también mental.

Los managers son imprescindibles también en este plano porque juegan un papel importante en la gestión de la experiencia del empleado en todos los momentos de la verdad (atracción, incorporación, compromiso, rendimiento, desarrollo y salida).

También RRHH, que debe mantener una comunicación fluida sobre los nuevos protocolos, planes de acción, medidas de seguridad, etc., para generar un clima de confianza y tranquilidad, y minimizar la incertidumbre y el estrés. Este departamento también ha tenido que emprender una readaptación de sus procesos como consecuencia de la pandemia: los planes de formación, desempeño o acogida han cambiado y es necesario comunicarlos de forma accesible, atractiva y eficaz para el empleado.

Parece que queda bastante tiempo antes de que podamos terminar con la pandemia. Y decimos “parece” porque esta es la mayor de las incertidumbres que afrontamos. No podemos hacer nada para tener una mayor certeza en ese aspecto, pero sí está en nuestra mano contribuir a gestionar y controlar el resto de las incertidumbres. Y la comunicación interna es una gran herramienta para lograrlo.

Almudena Rodríguez Tarodo | Senior Advisor en Comunicación Interna y Employer Branding en Grayling

 Mª Luisa Rodríguez | Consultora senior en Grayling