Cambios de turno, instrucciones operativas, incidencias de última hora e incluso despidos. WhatsApp se ha convertido en una herramienta cotidiana para coordinar el trabajo en miles de empresas españolas, especialmente en sectores con empleados que no disponen de ordenador o correo corporativo. Sin embargo, la popularidad de esta aplicación también está exponiendo a las organizaciones a nuevos riesgos legales y laborales.
Según advierte Ommnio, compañía especializada en digitalización de la comunicación interna en entornos operativos, cuando la gestión del trabajo se traslada a chats personales, la empresa pierde el control sobre unas conversaciones que pueden convertirse en pruebas clave en un conflicto judicial.
La facilidad de uso de WhatsApp ha hecho que muchas empresas lo adopten como herramienta de comunicación, tanto de forma oficial como informal. El inconveniente es que esas conversaciones se producen en dispositivos personales de empleados y mandos intermedios, fuera del alcance de la organización.
En esos chats no solo circulan instrucciones o cambios de turno. También pueden aparecer llamadas de atención, presiones, comentarios inapropiados o situaciones de acoso que la empresa desconoce hasta que el conflicto ya ha llegado a los tribunales.
"Cuando el trabajo se coordina por WhatsApp, la conversación deja de estar al alcance de la empresa: ocurre en los móviles personales de mandos y empleados, en chats que la compañía no ve, ni custodia ni puede supervisar", explican desde Ommnio
Los empleados ‘deskless’
La situación resulta especialmente compleja en sectores con empleados ‘deskless’, trabajadores que desempeñan su labor sin acceso habitual a un ordenador o a un correo corporativo. En estos entornos, WhatsApp ha terminado convirtiéndose, de manera espontánea, en el principal canal de comunicación entre responsables y trabajadores.
"En oficina es impensable no ofrecer correo electrónico a los empleados como vía oficial de comunicación. Fuera de oficina, en cambio, se da por sentado que el trabajador debe utilizar su cuenta personal de WhatsApp para cuestiones profesionales", explican desde Ommnio
Salvo que exista una guardia previamente pactada y remunerada, ningún trabajador está obligado a responder mensajes laborales fuera de su jornada. Aunque enviar un mensaje puntual no constituye por sí mismo una infracción, los tribunales analizan aspectos como la insistencia, la presión ejercida o la expectativa de disponibilidad permanente.
Actualmente, dos de cada tres trabajadores españoles siguen consultando mensajes relacionados con el trabajo fuera de su horario laboral, mientras aumentan las sanciones vinculadas al incumplimiento del derecho a la desconexión digital.
Una obligación legal
Más allá de WhatsApp, el debate apunta hacia un cambio más profundo en la comunicación empresarial. Las nuevas exigencias regulatorias obligarán a las organizaciones no solo a informar a sus empleados, sino también a demostrar que esa comunicación se ha producido.
La futura transposición en España de la directiva europea sobre transparencia salarial exigirá acreditar que los trabajadores han recibido información sobre criterios retributivos, promoción profesional o derechos relacionados con la igualdad salarial.
Además, los empleados podrán solicitar datos sobre las retribuciones medias de puestos equivalentes, mientras que las empresas deberán justificar diferencias salariales superiores al 5% cuando no exista una causa objetiva. Diversos estudios sectoriales indican que solo una de cada cuatro empresas españolas se considera plenamente preparada para afrontar estas nuevas obligaciones documentales.
Un riesgo para las empresas
El riesgo no se limita a la dificultad de aportar pruebas. También puede derivar en responsabilidades legales. La obligación de investigar posibles casos de acoso laboral o sexual nace desde el momento en que la empresa tiene conocimiento de cualquier indicio, incluso si este procede de conversaciones mantenidas en canales privados. Además, la Ley Orgánica 10/2022 de garantía integral de la libertad sexual extiende ese deber de protección también al ámbito digital.
La jurisprudencia ya refleja esta realidad. En 2024, el Tribunal Superior de Justicia de Galicia confirmó una indemnización de 30.001 euros a una trabajadora que sufrió acoso sexual, además de declarar nulo su despido.
Otro caso, resuelto por el Tribunal Superior de Justicia de las Islas Baleares, declaró improcedentes varios despidos apoyados en mensajes procedentes de un grupo privado de WhatsApp entre trabajadoras. La Sala consideró que existía una expectativa razonable de intimidad y que la empresa no podía gobernar ese espacio, aunque las conversaciones hubieran llegado posteriormente a su conocimiento.
De la comunicación informal a la comunicación verificable
En un entorno donde las exigencias normativas aumentan y los conflictos laborales son cada vez más complejos, las empresas comienzan a asumir que la comunicación informal puede convertirse en un importante riesgo jurídico. La transformación digital de los canales internos deja así de ser una cuestión de eficiencia para convertirse en una prioridad en la gestión de personas y en la protección legal de las organizaciones.
"La trazabilidad ya no es solo una cuestión de tecnología o de mejorar la eficiencia, sino una necesidad para el funcionamiento diario de las organizaciones y para cumplir con las obligaciones legales", concluyen desde Ommnio
