Transformación digital: empezar por la firma electrónica

Frente a la inevitable aceleración del proceso de digitalización al que la pandemia nos ha abocado de manera atropellada, las corporaciones han reaccionado lanzándose masivamente a las nuevas tecnologías y herramientas digitales que se les han presentado en el camino. Por Sergio Ruiz, CEO de Signaturit e Ivnosys

Sin mucho interés en pararse a elaborar un plan de digitalización que les permitiera analizar detalladamente sus necesidades para alcanzar objetivos que se correspondieran con sus verdaderos intereses, esta situación ha llevado a muchas empresas a la introducción de una infinidad de nuevas soluciones que no se han integrado con éxito en la organización por no ser del todo válidas para sus servicios o por estar supeditadas a la creación de una estrategia inicial que no se ha llevado a cabo.

La última edición del Índice de la Economía y la Sociedad Digital (DESI) elaborado de forma anual por la Comisión Europea y presentado el pasado noviembre, pone precisamente esto de manifiesto.

La disminución del tiempo de la firma de un contrato para mejorar la productividad general de la empresa.

La capacitación del talento: la asignatura pendiente

A pesar de haber escalado hasta la posición 9 del total de los 27 Estados miembros de la Unión Europea, manteniéndose por encima de los niveles de digitalización de la media y destacando especialmente en materia de conectividad y en los avances dentro de la administración pública, España suspende en la preparación del capital humano y en la integración de la tecnología digital en las compañías españolas.

Esto sitúa al panorama empresarial en medio de una realidad que le exige ser consciente de que para crecer de una manera sana donde la que la digitalización se convierta en su aliada y no en su enemiga, ha de ser aplicada de manera progresiva a través de un proceso que, primero, permita entender el porqué de los cambios, para más tarde llevar a cabo su introducción de manera ordenada y siempre ligada a la seguridad y legalidad necesarias.

En este contexto, se convierte en clave frenar la ambición de la política ‘más es mejor’ y comenzar la transformación por trámites accesibles como el que nos brinda la integración de la firma electrónica a nivel interno.

Por dónde empezar la digitalización

No cabe duda de que uno de los primeros pasos en cualquier proceso de digitalización debe ser la sustitución del papel y boli por un sistema que permita agilizar procedimientos tan rutinarios como lo es la disminución del tiempo de la firma de un contrato para mejorar la productividad general de la empresa.

La aplicación de esta solución se presenta, además, como una de las pocas innovaciones tecnológicas transversales para todos los sectores económicos y aplicable a todos los departamentos de una organización, permitiéndole convertirse en la primera pieza de un puzle que se irá completando a medida que su aparición se vaya tornando necesaria para el resto de la compañía.

Desde los recursos humanos hasta la división financiera, pasando por la de marketing, la comercial o incluso la de logística: los procesos internos que tienen lugar en todos ellos se ven obligados en algún momento del día a llevar estampada la firma de uno de los portavoces de la empresa.

Por eso, más allá de entender los beneficios patentes de aplicar esta solución y que tienen que ver con la mencionada optimización, la reducción de papel o la posibilidad de evitar desplazamientos, es importante que las plataformas expertas adquiramos la labor educativa de hacer comprender a las empresas la garantía, legalidad y confidencialidad que posee.

Sergio Ruiz, CEO de Signaturit e Ivnosys

Una firma global

Desde la experiencia de Signaturit e Ivnosys, ponemos en valor la importancia que tiene que una organización dedique el suficiente tiempo a escoger una firma electrónica que cumpla con la normativa europea y garantice a los máximos responsables de las empresas que algo históricamente tan importante como lo es la firma de un directivo a la hora de tomar decisiones empresariales cumple con los estándares de seguridad.

De otra manera, una precipitada toma de decisiones derivada de la incorrecta interpretación del proceso de digitalización que aún tienen muchas empresas, podría llevar a consecuencias como la sufrida por el fabricante suizo de trenes Stadler que, el año pasado, anunció la pérdida de un contrato millonario con los Ferrocarriles Federales de Austria ÖBB por haber utilizado una firma electrónica avalada por la Ley de Firma Suiza, pero no por el reglamento eIDAS de la UE.

En términos de verificación, por ejemplo, la firma electrónica cualificada, una de las firmas electrónicas ofrecidas por Signaturit e Ivnosys, cumple al 100% con el reglamento de la Unión Europea y la Ley 6/2020 reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza en España, y está basada en un certificado digital cualificado que identifica de manera única al firmante y que garantiza sus datos en todo momento. De esta manera, comenzar a utilizar la firma electrónica en detrimento de la manuscrita a la hora de realizar una operación, no solamente se torna igual de seguro, sino que incluso aumenta las garantías ante un posible problema ya que los datos de creación de la firma cualificada son únicos, confidenciales y están protegidos contra la falsificación.

En definitiva, la firma electrónica ha demostrado que está preparada para liderar la digitalización y acercar sus ventajas a todas aquellas corporaciones que continúan aplazando la integración de las nuevas tecnologías en sus procesos, un reto ante el que les exige un solo requisito: la elección de un buen proveedor de confianza que garantice su correcta aplicación.