Google adquirió Picnik en 2010 y el equipo de este editor de fotos en línea, con su CMO Lisa Conquergood, también empezaron a trabajar en el gigante de Internet. Lo hicieron hasta que se cambió el enfoque y Picnik cerró en 2012. Sin embargo, el equipo siguió creyendo en el concepto y dejó Google para fundar PicMonkey.

Durante este tiempo aprendieron cómo organiza el trabajo Google y cuáles son sus trucos de productividad. «Toda la misión de Google es organizar la información del mundo«, dice Conquergood. «Lo hacen internamente también».

1) Usar la tecnología para acercar a los empleados que están lejos

Google cuenta con miles de trabajadores apasionados por lo que hacen y debe luchar por que sean productivos y eficientes. Por eso, la compañía crea sus propias herramientas de productividad. Algunas de ellas son usadas a posteriori por el público como Google Hangout.

«Google tiene oficinas distribuidas por todo el mundo», dice Conquergood. «Es importante que la gente se comunique entre sí de forma rápida y sencilla. Las llamadas de conferencia no te dan la posibilidad de mostrar algo en el monitor de tu ordenador. Google Hangout fue creado para que los empleados puedan hacer eso.»

PicMonkey utiliza Hangouts para las reuniones con los socios: «Nos permite estar conectados de una manera más personal que el teléfono». Para Conquergood hay menos desconcentración en las llamadas de video. Por ejemplo, es más difícil comprobar la pantalla de tu Smartphone.

2) Conocer objetivos

Cada semana, se pide a los empleados de Google que completen Snippets, dice Conquergood. Registran lo que lograron durante la semana anterior y lo que han planeado para la próxima semana. «La idea aquí es la transparencia», dice ella. De esta manera puedes comprobar si alguien está trabajando en lo mismo que tú.

En un principio no hubo necesidad de construir una infraestructura con este objetivo en PicMonkey. Sin embargo,  han comenzado a usar el “Daily Standyp” donde los empleados reflejan sus tres objetivos principales del día y sí tienen obstáculos para llevarlos a cabo.

«Al igual que Snippets, este es nuestro punto en común», dice Conquergood. «La transparencia nos ayuda a ser una organización más colaborativa y fluida”.

3) Prioridades en la bandeja de correo

Aunque Google no da instrucciones de cómo usar Gmal de manera más eficiente, Conquergood asegura que la documentación y el boca a boca fueron útiles para aprender trucos y así ahorrar tiempo.

Por ejemplo, existe un botón de silencio donde se puede optar por salir de cadenas de correo electrónico con varios receptores que ya no son relevantes para usted. Conquergood también utiliza la herramienta de la bandeja de entrada de prioridad que canaliza mensajes importantes a la parte superior de la bandeja de entrada.

En PicMonkey, Conquergood le da una prioridad superior a los mensajes externos en lugar de a los internos. «Puedo obtener un menor número de mensajes de correo electrónico, pero ahora tengo un porcentaje más alto que son importantes», dice ella. «Los mails externos son, a menudo, sobre desarrollo de negocio y tengo que mirarlos primero”.

4) Establezca metas antes de las reuniones

«Antes de entrar, siempre supimos el objetivo de la reunión, y antes de que nos fuéramos, teníamos claro qué tareas había que hacer y quién las iba a realizar», dice ella.

En Google es vital tener claro quién se encarga de los siguientes pasos. “Mientras que lo positivo de una organización pequeña es que todo el mundo lleva varios sombreros, esto también puede conducir a la superposición de personas sobre una misma tarea”. Según Conquergood “para evitar una hiperfunción o una subfunción con cada proyecto hay que tener claro cuál es la tarea y conocimiento de quién la lleva a cabo”.

 *Artículo adaptado. Original en Fast Company.