La técnica ‘inteligente’ para gestionar el correo electrónico

Rachel Emma Silverman| 8 de septiembre de 2016

Tony Hsieh quiere “hackear” su correo electrónico. No literalmente, por supuesto. El presidente ejecutivo del minorista en línea Zappos.com Inc. ha descubierto una manera inteligente para ayudar a los empleados ocupados a evitar lo que él llama la “espiral sin fin” de los correos electrónicos diarios.

Hace varios años, Hsieh ideó una técnica de gestión de correo electrónico que él llama “Yesterbox”. La idea es leer hoy los mensajes de ayer. De esta manera, Hsieh dice, “usted sabe exactamente cuántos mensajes de correo electrónico tiene que leer” en lugar de lidiar a lo largo del día con todos los mensajes que llegan a su cuenta. Al final del día puede llegar a un punto en el que tiene no más correos de ayer que procesar, dice.

Hsieh dice que suele terminar de mandar correos electrónicos al mediodía. Rara vez responde a un correo no urgente el mismo día en que lo recibe, y dice que esta metodología ha acelerado su tiempo de respuesta porque posterga con menos frecuencia las respuestas más difíciles, que solía tardar hasta varios meses en escribir.

Hsieh se obliga a procesar (archivar, responder, borrar o agregar al calendario) al menos 10 mensajes de ayer antes de ver los más recientes.

Una de las partes más difíciles de la técnica, dice, fue entrenarse para no responder correos electrónicos apenas llegan, incluso cuando la respuesta es una sola palabra. Primero determina si la respuesta puede esperar 48 horas. Si el tiempo de respuesta no tiene importancia—como es el caso con la mayoría de los correos electrónicos—se obliga a esperar hasta el día siguiente para responder (se permite sin embargo borrar o reenviar correos electrónicos del día, pero no los responde a menos que sean urgentes).

“Requiere de mucha disciplina”, dice Hsieh. “A menos que no pueda esperar 48 horas [esos correos] no son su problema hoy”.

A la hora de escribir, sin embargo, algunas respuestas toman más tiempo que otras. Hsieh guarda esos mensajes en una carpeta y marca un horario en su agenda—como si se tratara de una reunión—para responderlos.

Revisar los correos de ayer por lo general le lleva unas tres horas. Cuando se va de vacaciones, organiza los horarios para revisar sus correos a la vuelta, empezando siempre con los de ayer.

Dado su estricto sistema, Hsieh recurre a otra tecnología para asegurarse que no se está perdiendo mensajes urgentes. “Para cualquier cosa urgente prefiero utilizar los mensajes de texto,” dice.

*Texto original en Wall Street Journal en Español

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