Compras, el aliado endógeno de la empresa

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Juan José Jiménez| Madrid

Presidente de AERCE

 

La compra de los productos y servicios que una empresa necesita para desarrollar su actividad constituye el factor de más peso en la formación de los costes de una compañía, por encima de los de personal o los fiscales. De media, las empresas dedican un 75% de su gasto total a Compras.

Compras es, por el volumen de presupuesto que maneja, un área de gran valor estratégico para la compañía, papel que se pone de manifiesto aún más en momentos económicos como el actual, cuando una buena gestión de Compras puede ser el elemento que marque la diferencia entre la mera subsistencia y el éxito empresarial. Los estudios realizados por AERCE demuestran que un ahorro del 1% en el área de Compras repercute, de forma directa y sin la alteración de otros factores, en un beneficio operativo de la compañía del orden del 6%.

A medida que la crisis que atravesamos ha ido extendiéndose por casi todos los sectores de actividad, los departamentos comerciales han ido encontrando cada vez más dificultades para mantener el nivel de ingresos de ejercicios anteriores, ya que las ventas se han resentido del entorno económico actual. En este contexto, Compras ha ido adquiriendo protagonismo como vía para mantener los resultados mediante la reducción de costes, equilibrando la bajada de las ventas. El foco de la dirección general de la compañía está puesto, ahora más que nunca, sobre Compras. Pero, sin embargo, el quehacer de los compradores sigue siendo desconocido en muchos segmentos del tejido empresarial, a pesar del peso que juegan en el conjunto de la economía del país: solo las algo más de cien compañías que cotizan en bolsa (excluidas las financieras), gestionan en Compras un volumen equivalente al 23% del PIB. Si a este grupo se añaden las administraciones públicas y las pymes, se pone de manifiesto el peso que hoy por hoy juega este colectivo.

En los últimos años, la función de Compras se ha ido profesionalizando poco a poco, pero aún existen muchas empresas, sobre todo pymes, en las que Compras está a cargo de personas que no tienen formación específica en esta materia o que, en ocasiones, compatibilizan este trabajo con el de otras áreas. Esta situación representa un problema claro, y no siempre identificado, para las empresas, ya que la falta de profesionalización de quien desempeña la función de Compras hace que la especialización se adquiera bajo el método del ensayo y el error, lo que supone un enorme coste para la compañía, dado que cada pérdida de un ahorro posible, cada sobrecoste innecesario soportado, se traduce en un coste hundido para la organización imposible de recuperar. Es necesario que el comprador tenga los conocimientos técnicos adecuados, ya que, al administrar un volumen presupuestario tan grande, el resultado de su gestión puede tener una consecuencia exponencial en la contabilidad de la compañía.

¿Quién compra en la empresa española?

El comprador se encarga de adquirir todos los productos, servicios y materias primas que una empresa utiliza en su día a día, desde componentes de producción hasta material de oficina. Es responsable de obtener el mayor valor posible por el dinero desembolsado en la adquisición de productos y servicios para la empresa, debe asegurar una gestión eficaz de los recursos externos y contribuir a mejorar la competitividad. Su perfil medio en España se corresponde con el de un hombre de 36 a 40 años, con formación universitaria y más de 10 años de experiencia.

Entre las tareas del comprador destacan la selección de un cuadro de proveedores solventes, fiables y competitivos, adecuados a las necesidades de la empresa, negociar las prestaciones que ofrecen los proveedores, minimizar los costes de suministro y reducir los riesgos. Debe canalizar los presupuestos de compras de las diferentes áreas de la empresa para mejorar su rendimiento, en función de las especificaciones de los productos/servicios. También debe participar en la definición de los suministros y debe asegurar la estrategia de la empresa en el mercado de proveedores, el estudio de mercados y la preparación, negociación y gestión de contratos de compras.

Para tener la capacidad de gestionar todos estos factores, el comprador necesita poseer ciertas aptitudes, no sólo desde el punto de vista técnico, sino también relacionadas con su personalidad. La diversidad de actividades que desarrolla le obliga a poseer conocimientos específicos de economía, administración de empresas, producción, legislación y fiscalidad, contabilidad, logística, o gestión de aprovisionamientos, pero también de otras habilidades como pensamiento positivo, aptitud para la lógica y el análisis, iniciativa y orientación hacia objetivos, dedicación, talento para negociar, receptibilidad y adaptabilidad, entre muchas otras.

La apertura de las fronteras comerciales y la globalización han cambiado la forma de trabajo de los compradores, que operan ahora en mercados interconectados. Además, la especialización hacia la que tienden las compañías ha dado lugar a una mayor subcontratación de las actividades menos estratégicas. Estos hechos aumentan las responsabilidades del comprador: su reto principal es seleccionar el producto correcto, al mejor precio, para que el mejor proveedor lo envíe en el momento preciso. Es cierto que existen más posibilidades de elección, pero estamos obligados a estar más preparados.

Cuando se creó AERCE, en 1981, la función de Compras era aún desconocida en la mayoría de las empresas: no existía la percepción de la misma como disciplina específica, no había una formación reglada que favoreciera su desarrollo profesional al ritmo que demandaba el mercado y el intercambio de información entre los compradores era insuficiente y casual. Desde entonces, AERCE ha participado activamente en la evolución de la función de Compras en España, promoviéndola en las empresas, luchando por elevar el reconocimiento profesional de los compradores y contribuyendo a mejorar los sistemas de gestión de Compras. Sin embargo, aún queda mucho camino por hacer.

Los compradores tenemos el reto de revalorizar la gestión de Compras y luchar para que se integre plenamente esta función en las cúpulas directivas de las compañías. Las empresas deberían apostar por la profesionalización de sus departamentos de Compras, dotándolos de los recursos suficientes y necesarios para que ejerzan su función de una manera correcta. Sólo así se podrá hacer una gestión de Compras que añada valor a la empresa, en la que se tome el tiempo y los recursos necesarios para buscar nuevos proveedores, nuevos mercados, realizar análisis de valor para suprimir aquello que no aporta.

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